みなさんは、報告のための情報整理は得意でしょうか。

私はというと、非常に苦手です。
文章作成では、つい口頭で会話をするような構成としてしまい、結果文章が長くなってしまうことが多いです。
また、相手に正しく伝わっているか不安になり、つい不要な説明まで追加してしまうことも多々あります。

このような状況のため、情報整理が上手くなるように試行錯誤する日々が続いているのですが、そんな中で自身に感じている情報整理が苦手なことによるデメリットと、情報整理に有効だと感じたポイントについて今回ご紹介させて頂きたいと思います。

情報整理が苦手なことによるデメリット

報告文章の作成に時間がかかる

不要な情報を多く含めてしまっているため、報告の文章作成自体に余計な時間がかかってしまう。

報告会の中で他の人と比べて自分の説明だけ長くなる

報告のために用意した文章が長いため説明に時間がかかってしまう。結果、打ち合わせ全体が長引いてしまい、参加者全員の時間を浪費してしまう。

報告に不要な説明が多く含まれてしまい、伝わりにくくなる

聞き手に理解してもらおうと詳しく説明し過ぎるあまり、情報が多くなり結果的に相手が理解しにくい報告となってしまう。

続いて、これらを解決するためのポイントをご紹介致します。

情報整理のポイント

かならず結論から述べる

基本でありながら非常に重要なのが "結論から述べる" ということです。

人に何かを伝えようとするとき、私はつい時系列順に話してしまうことが多いです。

しかし、時系列順の場合、なかなか結論に辿り着かないため、報告が非常に長くなってしまいます。
相手は、結論が見えないまま報告を受けることになるため「何を伝えたいのか？」「どの部分が重要なのか？」が判断出来ず、混乱してしまう可能性が高くなります。

聞き手は話が長ければ長くなるほど集中力が削られていきますので、重要なことは早めに伝えるようにしたほうが、集中して聞いてもらえる可能性が高くなります。

ここから、以下の例文をポイントを抑えた形に改良していきます。

上記を見比べてどうでしょうか。
まだまだ良くない点は多いですが、少し理解しやすい文章になったのではないでしょうか。

修正前の文章は、長い説明を受けた上で、やっと問題となっている箇所が理解出来ます。
対して、修正後の文章は、問題となっている箇所が最初に理解できます。

結論から述べるというのは言い換えると "相手にとってわかりやすい順番に述べる" ということになります。
冒頭に結論を述べるだけで、相手への伝わりやすさをぐっと高めることが出来るため、報告の冒頭は、結論から述べることに慣れていくことが重要です。
この点は、相手への質問でも同じことが言えますので、相手へ何かを伝える際には心がけていきましょう。

主観的な説明は不要

報告の際、「こうする予定だったのですが～」「こうなるはずだったのですが～」といった主観的な説明を含んでしまいがちです。

しかし、報告の中で大事なのは"事実"です。

主観的な説明を報告に含める価値はあまりなく、その説明を含めることにより何かがプラスに働くということもあまりありません。
主観的な説明は、内容をわかりにくくすることにも繋がるため、含めないように心がけましょう。

上記を見比べてどうでしょう。

主観的な説明を省いたことで、少しわかりやすくなったのではないでしょうか。

ただし、主観的な考えが不要なのは、あくまで報告の場合です。
不明点の質問や自身の考えを伝える際には必要な情報になることもあります。
また、日常会話や社内でのコミュニケーションでは、主観的な考えを持って話すことは全然問題ないことなので、あくまで報告の場合とお考えください。

箇条書きを心がける

報告文章の記載を始めると、ついつい口頭で話すような文章になってしまう方も多いのではないでしょうか。

簡単な報告なら口頭で話すような文章でも問題はありませんが、内容が複雑である場合は、顕著に文字数として現れてくることになります。

報告文章は "読みやすく、わかりやすい" ことが重要です。

では、どうすれば読みやすく、わかりやすく文章を表現できるのか。

そのために有効な手段は、箇条書きで報告を記載することです。

上記を見比べてどうでしょう。

同じ内容を報告していますが、修正前の文章に比べて、修正後の文章の方が読みやすい報告に纏まっているのではないでしょうか。

箇条書きは、読みやすく、わかりやすい表現が出来ることはもちろんですが、相手の関係性(上司・部下・お客さん)などから、どのような言い回しにするか…など考慮をする必要がなくなる点もメリットです。
報告文章を作成する時間も省略出来るため積極的に利用してきたい手法です。

また報告会などの報告文章を元に説明を進めるような場であっても、口頭で話すような文章で説明するより、箇条書きの文章で説明を行う方が、無駄な説明が省略できスムーズに話を進めることが出来ます。

「1行への要約」を心掛ける

報告文章を書いてみた後、一度文章を読み直してみましょう。

おそらく、不要な言い回しや、回りくどい表現がいくつか見つかるのではないかと思います。

その場合、文章の中から不要な言い回しを削除して文章を再構成してみましょう。

その際に重要になるのが1行への要約です。

何が何でも1行にしないといけないわけではありませんが、1行にすることを目標にしつつ、以下の点を考慮して情報を要約することが大事です。

• 不要な部分を削除
• 本当に伝えたいことだけを残す
• なるべく短い文章に纏める

そうすることで、おのずと不要な言い回しの削除が行え、短く簡潔な文章に整理することが出来ます。

上記文章は、不要となる言い回しを削除し、2行以上になっている文章の段落を区切って、それぞれ1行にまとめた形となります。

このように、要約することで不要な情報を削ることが出来るため、結果として相手に伝わりやすい文章にすることが出来ます。

一度文章を構成した後で見直しと要約を行う作業は、心がけていきたいポイントです。

説明の粒度は、相手に合わせて考える

お客様向の資料を作成する際などは"誰でも理解できる詳細な説明"を記載するということが重要となりますが、報告では、詳細な説明が必ずしも重要になるというわけではない点には注意が必要です。

"誰でも理解できる詳細な説明"を記載すると、必然的に補足情報が多くなり、文章量も大きく膨れ上がることとなります。

内容としては親切になると思われますが、必要以上の気遣いにより文章作成に長い時間を費やしてしまいかねません。
また、補足情報の多さから、説明の流れがあちこち脱線することになるため、親切にしたつもりが結果として話が伝わりにくくなるという可能性もあります。

このような問題を回避するためにも、説明の粒度は常に一定ではなく、相手の理解度や立場に合わせて考えることも重要です。

相手が仕様を深く理解している人であれば、当然詳細な説明は不要のため、要点だけ抑えた形で報告・質問が行えれば問題ありません。
逆に相手が全く仕様を理解していない人であっても、相手の立場上、内部的な話を詳しく理解する必要が無い人である場合、詳細説明は不要となります。

相手は、詳細まで理解して貰わないといけない人なのかどうか、その点を考えた上で、説明粒度を考えるように心がけましょう。

まとめ

以上となります。
最後に修正前の文章と完成させた文章を見比べてみましょう。

非常に長い文章でしたが、修正を入れたことでわかりやすい文章なりましたね。

また、今回の例文には、カッチリした文章を利用しておりますが、報告は必ずこのような堅い言葉で伝えないといけないというわけではありません。

例えば、冒頭の文章を「報告させて頂きますね。」「報告させて頂きますー！」といった言い回しにすると文章も柔らかい印象になります。柔らかい言い回しをしたほうが相手との関係性も良好になりやすいので、表現はプロジェクトの雰囲気や相手との関係性にあわせて考えると良いです。

私が試してみて有効と感じた対策は以上となります。

もちろん、これらを理解・実施が出来れば即時に情報整理が上手くなれる！というわけではありませんが、今より一歩前進は出来るのではないかと思います。

同じ悩みを抱えている皆様のご参考になりましたら幸いです。

このような記事を記載しつつも、私自身、情報整理についてはまだまだですので、今後も改善に向けてより一層頑張っていきたいと思います！