2022/2 仕事で大切なテキストメモTips
仕事をしているとメモを取ることはよくありますね。 初歩的なスキルですが、とても大切なスキルなんじゃないかと思うことがあります。 そこで今回は自分なりのテキストメモTipsを紹介します。
なぜメモを取るのか
自分は仕事をしている中で、必要だから・取らなくて失敗したから・それが効率が良いから自然と取るようになりましたが、整理するとこの３つの観点に落ち着きました。
1. １年後までは覚え続けられないので書き記す
管理画面のURL、たまにしか使わない本番用のコマンドなど、毎日は使わないけど絶対に稀に使うものを記憶のバックアップとしてメモします。
たまにしか使わないものだからこそ、欲しい時にさっと得られることが効率につながります。
2. 一度には覚えられない、漏れが発生するので、一時的に書き記す
前述のように長期的な理由ではなく、テンポラリ的な使い方です。
口頭やMTGで依頼された内容、バグの発生条件・傾向、作業結果の控えなどをメモします。
１週間後に見返すこともないであろう作業メモなので、手間をかけず綺麗さを追求せずメモすることが効率につながると思っています。
逆に、例え半日の作業だとしても文字に起こしておくだけで、抜け漏れがなく品質は確実に上がると思います。
3. 情報を整理し俯瞰するため
前述のテンポラリ的なシーンでの活用になりますが、大事なことなので観点として上げました。
簡単な作業をする場合はメモ・記録するだけで十分ですが、自分にとって難しい課題・問題・バグに取り組む場合のメモです。
自分にとって難しいものなので、頭の中だけで整理することも難しいものです。 頭の中で頑張って考えようとしても、考えを巡らすうちに頭から最初考えてたことや情報はすぐ流れて見失い、まとまりません。
文字に起こしておけば情報は逃げないので、最初に考えていたこと・色々なアイデアを見失わず、情報は整理され俯瞰して考えを巡らせ解決の糸口となります。逆に言うと、考えの堂々巡りをしなくて済みます。
テキストファイルでメモ
手書きには手書きのメリット・活用方法がありますが、前述のようなシーンでは自分はシンプルにテキストファイルでメモをしています。
オンラインサービスも良いですが、流行り廃りや急な仕様変更に手が馴染まないことがあったり、通信分のわずかな操作待ち時間が効率に寄与しない場合もありケースバイケースだと思っています。
ローカルのテキストファイルだと自由度が高く自分にあったアレンジがしやすいメリットもあり、今回はテキストメモに関するTipsを紹介します。
テキストファイルの数
まず、１年以上やっていると１つのテキストファイルでは、見返したい情報・欲しい情報が探しにくかったり、乱雑になり限界が来ます。
逆に１タスク１テキストファイルでファイルを作っていくと、半年ぐらいでテキストファイルだらけになり限界が来ると思います。
そこで、自分はディレクトリとファイル種別で分けているので、次に紹介します。
ディレクトリ構造
まず、以下のような形で自分は整理しています。
memo
├─ 00_cvc
│ ├─ memo.txt
│ └─ pin.txt
│
├─ 01_AAA
│ ├─ 01_xxx
│ │ ├─ memo.txt
│ │ ├─ pin_ステージング.txt
│ │ └─ pin_本番.txt
│ │
│ └─ 02_yyy
│ ├─ memo.txt
│ ├─ pin_ステージング.txt
│ └─ pin_本番.txt
│
└─ 02_BBB
└─ 01_mmm
├─ memo.txt
├─ pin_ステージング.txt
└─ pin_本番.txt
ディレクトリの分け方として個人的なポイントは、以下の２つです。
- 自社の事務・申請関係と開発を分ける
- プロジェクト単位ではなく顧客&プロジェクトで分ける
01_AAA 02_BBBが顧客、01_xxx 02_yyy 01_mmmがプロジェクトを表しています。
この分け方をするようになってから、必要な情報を探す際に迷子になることは無くなりました。
memo.txt
memo.txtには、タスク・MTGごとのメモをズラズラっとメモしています。
毎回スクロールするのが手間なので、一番下にではなく一番上に追記しています。
=========でタスクを区切りながら、一番上に追記します。
タスクと違いMTGは、いつのMTGだったのか見返すことがあるので、日付も合わせて記載しています。
自分は不要になったらmemo.txtから消すことが多いですが、念の為残したい人もいるでしょう。そう言った方はバックアップフォルダを作り、年末・年明けにバックアップするもの１つだと思います。基本、１年以上見返さないものは見返さないと思いますので、年単位でバックアップが良いと思います。
また、作業の中で気をつけるべきことは、そのタスクのメモの最後にチェック項目として記載したりしますが、漠然とどの作業でも心がける的なものは自分はこの中にはメモりません。適切な時にリマインドすることで気にするようにします。メモを能動的に見返すことは、よく忘れたり見る作業となったり、自分にはあまり役に立ちませんでした。
pin.txt
pin.txtに絶対に見返す必要な情報をメモします。これが冒頭にあげた１年後までは覚え続けられないので書き記すにあたります。
自分は、月末の事務作業チェックリストや、本番、ステージングのURL、絶対に間違ってはいけないリリースコマンド、確認項目などをメモしています。
エディタ
エディタには好みがあると思いますが、一例として紹介します。
ポイントは、以下の２つです。
- エクスプローラを開いて都度テキストファイル開くのは非効率
- メモ専用として1日中起動させっぱなしにする
自分の開発はVSCodeやEclipseなどなので、メモ専用にSublime Textを使っています。WindowsでもMacでも使えて、タブと左側にファイルツリーがあり、比較的軽量なので気に入ってます。
終わりに
今回はテキストメモTipsを紹介させていただきました。自分はこのやり方を気に入っていますが、性格・好み・キャリアなどによって自分に合ったやり方が思いますので、今回の紹介内容が一部でも参考になればと思います。