はじめまして。2020年は激動の一年になりました。
”Withコロナ”というキャッチフレーズも作成され、世の中では新型コロナウイルスと共に生きる事も定着しているように感じます。

Withコロナの最も大きなトピックスとしては、リモートワークの普及ではないでしょうか。
そして、リモートワークの話題と比例し、会議が増えた・会議が長い、など、”会議(ミーティング)”に関する話題をよく耳にするようになりました。

なぜ会議が増えたのか

リモートワークにおけるデメリットの多くは、物理接触頻度の低下に起因するものが多いと言えます。

共感できるものがあるのではないでしょうか。

上記のような背景から、TV会議・リモートミーディングの機会が一気に増大した事が予想されます。
中では急遽開催されるMtgも少なくないでしょう。

今回は、業務効率を向上させる会議いわゆる”出来る人との会議”と、
業務効率を低下させるいわゆる”出来ない人との会議”と題し、筆者の体験談をふまえご紹介いたします。

ズバリ、出来る人との会議とは

結論、自己啓発本などに紹介されている、”良い会議”と同義です。
検索頂くと、色々なまとめサイトさんが出てきて面白いのですが、大まかに下記3軸に沿っている事が多いです。

• 何かを決める会議
• 何かを報告する会議
• 意見を出し合う会議

ただ、これだけだと抽象的なため、筆者の独断と偏見で、下記項目にブレイクダウンします。

• 1．日時の詳細が、参加メンバー全員に共有されていること
• 2．実施会議のアジェンダが、参加メンバー全員に共有されていること
• 3．実施会議の議事録が、参加メンバー全員に共有されていること

以上3点です。
それぞれの期待出来る効果を、1項目ずつ解説していきます。

１．日時の詳細が、参加メンバー全員に共有されていること

期待出来る効果として、下記が挙げられます。

• 日時の詳細がある事で、スケジューリングが明確になる
• 日時の詳細がある事で、時間をオーバーするリスクを抑止出来る
• メンバーに共有する事で、参加者全員に上記2点を意識させる事が出来る

２．実施会議のアジェンダが、参加メンバー全員に共有されていること

期待出来る効果として、下記が挙げられます。

• アジェンダがある事で、議題に必要なモノを事前に用意させる事ができる
• 事前準備を促す事で、資料確認の時短・効率化に繋がる
• アジェンダがある事で、結論あるいは会議後のアクションプラン、期日などが明確になる

３．実施会議の議事録が、参加メンバー全員に共有されていること

期待出来る効果として、下記が挙げられます。

• 議事録を参加者全員に共有する事で、5W1Hの明確化を促す事が出来る
• 再確認、会議自体の見直しを各々で実施する事が出来る

もう少し端的に明文化すると、 ”第三者に説明し理解される会議” であったかどうか。
上記を軸に、皆さんが体験された会議を見直してみては如何でしょうか。
忙しい、期日が目前に迫っているなか、別件で長引いてる割りに進展がない会議ほど、ストレスなものはないですよね。
逆説的に、満たしていない会議を実施していたら、それは”出来ない人の会議”と言えるでしょう。

出来ない人との会議例

ここからは、筆者の体験談を交えお伝えいたします。
反面教師として活用して頂く事を目的に記載してみました。
言葉で書くより見て頂いた方が早いかと思います。

1．アジェンダが不明瞭

• 打合せ依頼があり、日時だけ先んじて決定。
• アジェンダの連携依頼をするも、見ただけでは内容が把握出来ない状態。

上記のような情報量の場合、皆さんならどうされますでしょうか。

2．アジェンダ以前、目的が不明瞭のまま招集してしまった会議

• 顧客より商談依頼有。
• 先方役職者が出席予定者だったため、こちらの役職者へ同席依頼を行う。
• 顧客の商談目的を明確にしないまま”役職者が来る”事実のみで調整を行っていた。
• 目的は企業間交流と把握。当初お声がけしてたメンバーではない布陣で対応する事に。

こちらは筆者が引き起こしてしまった事例になります。
先方からの商談目的が不明瞭＋自身の先入観で判断してしまったため、
関係者以外にも召集、アジェンダも立てられず、連絡した方の工数を無駄にしてしまいました。

皆さんに身に覚えのあるものはありますでしょうか。

今回は一例のみの記載ですが、
快適な会議が出来れば、課題も明確化されます。会議後の作業効率が改善されれば有意義な会議が出来たといえるでしょう。
その逆もまたしかりなので、
お読み頂いた方は、失敗談を基に、ぜひ”出来る人の会議”を実施してください。

最後までお読みくださり、ありがとうございました。